Automatiza la Categorización y Priorización de Emails en Outlook con IA
Clasificar y priorizar manualmente un aluvión de correos electrónicos consume mucho tiempo y es propenso a errores, lo que puede llevar a oportunidades perdidas o respuestas retrasadas. Este flujo de trabajo utiliza IA para categorizar y priorizar automáticamente tus correos electrónicos de Microsoft Outlook, asegurando que las comunicaciones críticas siempre sean destacadas y atendidas rápidamente.
Documentation
Asistente de Correo Electrónico IA para Microsoft Outlook
Este flujo de trabajo transforma tu bandeja de entrada de Microsoft Outlook en un centro de comunicaciones altamente organizado y priorizado. Aprovechando el poder de la IA y reglas personalizadas, automatiza la tarea tediosa de gestión de correos electrónicos, asegurando que cada mensaje se categorice correctamente y que los elementos críticos sean inmediatamente destacados para ti.
Características Clave
- Categorización automática de correos utilizando reglas personalizadas de Airtable y poderosa IA.
- Priorización inteligente: los correos marcados para 'Acción' se establecen automáticamente con 'Alta' importancia.
- Sincronización dinámica de contactos desde tu CRM (por ejemplo, Monday.com) para mejorar el contexto de la IA.
- Limpia el contenido del correo eliminando HTML y ruido para un análisis exacto de la IA.
- Comprobaciones programadas configurables para una gestión continua y sin intervención de la bandeja de entrada.
Cómo Funciona
1. Adquisición y Filtrado de Correos: El flujo de trabajo revisa automáticamente la carpeta designada en Microsoft Outlook a intervalos regulares. Filtra inteligentemente los correos nuevos que no están marcados ni categorizados, asegurando que solo los mensajes relevantes sean procesados.
2. Enriquecimiento Contextual de Datos: Antes del análisis con IA, el flujo de trabajo recupera un contexto completo. Esto incluye tus reglas de categorización personalizadas, pautas de eliminación, y una lista de contactos actualizada dinámicamente (desde Monday.com mediante Airtable). También verifica si el remitente del correo coincide con un contacto existente para proporcionar contexto personalizado.
3. Preparación del Contenido para la IA: El cuerpo de cada correo se limpia convirtiéndolo a Markdown y eliminando HTML, enlaces y espacios en blanco excesivos superfluos. Esto asegura que el agente de IA reciba un contenido limpio y enfocado para un análisis preciso.
4. Categorización y Priorización Potenciadas por IA: Un agente avanzado de IA (usando OpenAI y LangChain) procesa el correo electrónico saneado, considerando todos los datos contextuales recuperados. Luego asigna una categoría principal (por ejemplo, 'Cliente', 'Factura', 'Interno') y una subcategoría opcional 'Acción' basada en el contenido y las reglas.
5. Acción y Actualización en Outlook: Finalmente, el flujo de trabajo actualiza el correo original en Microsoft Outlook. Se aplica la categoría determinada por la IA y, si el correo requiere 'Acción', su importancia se eleva automáticamente a 'Alta', asegurando que nunca pierdas una tarea crítica.