Flux de travail automatisé de candidature étudiante et d'inscription aux cours

Description

Ce flux de travail d'automatisation rationalise le processus de validation des candidatures étudiantes et d'inscription utilisant Google Sheets, OpenAI et des notifications par e-mail automatisées. Chaque jour à 7 h, le flux s'exécute automatiquement pour :

1. Récupérer les nouveaux dossiers des candidats depuis la Feuille Google des candidats.
2. Valider l'Intérêt pour le programme du candidat par rapport à la Feuille de disponibilité des cours en utilisant le modèle OpenAI.
3. Si un créneau de cours est disponible, stocker les données de l'étudiant dans la base de données des étudiants et envoyer un e-mail de confirmation.
4. Si le cours n'est pas disponible, envoyer un e-mail de demande de changement de cours et mettre à jour le statut du candidat en conséquence.

Cela garantit un processus d'admission fluide, efficace et précis avec un minimum d'efforts manuels.

Avantages pour les institutions

• Automatisation qui fait gagner du temps – Traiter les candidatures quotidiennement sans vérification manuelle.
• Validation précise – Vérifier automatiquement la disponibilité des cours grâce à la logique OpenAI.
• Communication instantanée – Garder les candidats informés via des e-mails automatisés de confirmation ou de changement de cours.
• Dossiers centralisés – Maintenir les données étudiantes à jour dans une Feuille Google de la base de données des étudiants.
• Expérience améliorée pour les candidats – Fournir des réponses rapides et réduire le temps d'attente pour les étudiants.

Outils utilisés :

• Planificateur n8n – Automatisation de l'exécution quotidienne à 7 h.
• Google Sheets – Liste des candidats, disponibilité des cours et base de données des étudiants.
• Modèle OpenAI – Logique de validation des cours.
• Gmail / SMTP – Envoi d'e-mails de confirmation ou de changement de cours.