Automatisez la catégorisation et la priorisation des emails Outlook avec l'IA
Trier et prioriser manuellement un flot d'emails est chronophage et sujet à erreurs, ce qui conduit à des opportunités manquées ou des réponses retardées. Ce workflow utilise l'IA pour catégoriser et prioriser automatiquement vos emails Microsoft Outlook, garantissant que les communications critiques sont toujours mises en avant et traitées rapidement.
Documentation
Assistant Email AI Microsoft Outlook
Ce workflow transforme votre boîte de réception Microsoft Outlook en un hub de communication hautement organisé et priorisé. En exploitant la puissance de l’IA et des règles personnalisées, il automatise la tâche fastidieuse de gestion des emails, garantissant que chaque message est correctement catégorisé et que les éléments critiques sont immédiatement portés à votre attention.
Fonctionnalités clés
- Catégorisation automatique des emails grâce aux règles personnalisées Airtable et à l’IA puissante.
- Priorisation intelligente : les emails marqués pour 'Action' sont automatiquement définis comme d’importance 'Haute'.
- Synchronisation dynamique des contacts depuis votre CRM (par ex., Monday.com) pour améliorer le contexte AI.
- Nettoyage du contenu des emails en supprimant le HTML et le bruit pour une analyse AI précise.
- Vérifications planifiées configurables pour une gestion continue et sans intervention de votre boîte de réception.
Comment ça fonctionne
1. Acquisition et filtrage des emails: Le workflow vérifie automatiquement le dossier Microsoft Outlook désigné à intervalles réguliers. Il filtre intelligemment les nouveaux emails qui ne sont ni signalés ni déjà catégorisés, assurant que seuls les messages pertinents sont traités.
2. Enrichissement des données contextuelles: Avant l’analyse AI, le workflow récupère un contexte complet. Cela inclut vos règles de catégorisation personnalisées, les directives de suppression et une liste dynamique de contacts mise à jour (depuis Monday.com via Airtable). Il vérifie aussi si l’expéditeur de l’email correspond à un contact existant pour un contexte personnalisé.
3. Préparation du contenu pour l’IA: Le corps de chaque email est nettoyé en le convertissant en Markdown et en supprimant le HTML superflu, les liens et les espaces excessifs. Cela garantit que l’agent IA reçoit une entrée claire et ciblée pour une analyse précise.
4. Catégorisation et priorisation assistées par IA: Un agent IA avancé (utilisant OpenAI et LangChain) traite l’email nettoyé en considérant toutes les données contextuelles récupérées. Il attribue ensuite une catégorie principale (par ex., 'Client', 'Facture', 'Interne') et une sous-catégorie facultative 'Action' basée sur le contenu et les règles.
5. Action et mise à jour dans Outlook: Enfin, le workflow met à jour l’email original dans Microsoft Outlook. La catégorie déterminée par l’IA est appliquée, et si l’email nécessite une 'Action', son niveau d’importance est automatiquement élevé à 'Élevé', garantissant que vous ne manquez jamais une tâche critique.