Automatisierter Workflow für die Studentenbewerbung & Kursanmeldung

Beschreibung

Dieser Automatisierungsworkflow optimiert den Validierungs- und Einschreibeprozess für Studentenbewerbungen mit Google Sheets, OpenAI und automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen. Täglich um 7 Uhr morgens, läuft der Workflow automatisch, um:

1. Neue Bewerberdatensätze aus der Bewerber-Google-Tabelle abrufen.
2. Das "Programminteresse" des Bewerbers gegen die Kursverfügbarkeits-Tabelle mithilfe des OpenAI-Modells validieren.
3. Wenn ein Kursplatz verfügbar ist, die Studentendaten in der Studentendatenbank speichern und eine Bestätigungs-E-Mail senden.
4. Ist der Kurs nicht verfügbar, eine E-Mail zur Änderungsanfrage des Kurses senden und den Status des Bewerbers entsprechend aktualisieren.

Dies gewährleistet einen reibungslosen, effizienten und genauen Zulassungsprozess mit minimalem manuellem Aufwand.

Vorteile für Einrichtungen

• Zeitsparende Automatisierung – Bewerbungen täglich ohne manuelle Prüfung verarbeiten.
• Genauere Validierung – Verfügbarkeitsprüfung der Kurse automatisch mit der OpenAI-Logik.
• Sofortige Kommunikation – Bewerber durch automatisierte Bestätigungs- oder Änderungs-E-Mails informieren.
• Zentralisierte Aufzeichnungen – Aktualisierte Studentendaten in der Studentendatenbank-Google-Tabelle verwalten.
• Verbessertes Bewerbererlebnis – Schnelle Antworten bieten und Wartezeiten für Studenten reduzieren.

Verwendete Werkzeuge:

• n8n Scheduler – Automatisiert die tägliche Ausführung um 7 Uhr morgens.
• Google Sheets – Bewerberliste, Kursverfügbarkeit und Studentendatenbank.
• OpenAI-Modell – Kursvalidierungslogik.
• Gmail / SMTP – Versand von Bestätigungs- oder Änderungs-E-Mails zum Kurs.