Automatischer Beleggenerator mit PDF & E-Mail
Sammelt Kundendaten, erstellt einen professionellen Beleg als PDF und sendet ihn automatisch per E-Mail.
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📌 Kurze Beschreibung
Dieser Workflow optimiert die Belegerstellung und -zustellung. Kunden füllen ein Formular mit ihren Daten aus, und das System erstellt automatisch einen professionellen PDF-Beleg mit Hilfe von PDF.co. Der Beleg wird anschließend über Gmail an den Kunden gesendet, mit optionaler Kopie an die Finanzabteilung zur Aufbewahrung.
⚙️ Workflow-Schritte
- Formularübermittlung (Auslöser)
- Kunde gibt ein: Name, Leistungsbeschreibung, Gesamtbetrag und E-Mail.
- Erstellung der Beleg-HTML (Code)
- Erstellt einen gestylten HTML-Beleg mit Firmenbranding.
- Fügt Belegnummer, Kundeninformationen, Leistungsdetails und Betrag hinzu.
- Umwandlung von HTML in PDF (PDF.co API)
- Sendet den erzeugten HTML-Code an PDF.co.
- Erhält einen downloadbaren PDF-Link.
- Beleg herunterladen (HTTP-Anfrage)
- Lädt die endgültige PDF-Datei herunter.
- Speichert sie als Binärobjekt für die E-Mail-Anlage.
- Beleg per Gmail senden
- Sendet den PDF-Beleg per E-Mail an den Kunden.
- Das Betreff-Feld wird automatisch mit der Leistungsbeschreibung ausgefüllt.
- Kopie (CC) an die Finanzabteilung für die Dokumentation.
🗂️ Datenquellen & Werkzeuge
- Formular-Auslöser – Erfasst Kundeneingaben.
- PDF.co API – Wandelt HTML in professionelle PDF-Belege um.
- n8n Code-Knoten – Erstellt dynamische HTML-Belegvorlage.
- Gmail – Sendet den finalen Beleg an den Kunden.
✅ Hauptvorteile
- Vollautomatisierte Belegerstellung und -zustellung.
- Professionelle PDF-Belege mit individuellem Branding.
- Keine manuelle Bearbeitung oder E-Mail-Versand erforderlich.
- Finanzabteilung bleibt über Kopien (CC) informiert.
- Reduziert den administrativen Aufwand bei Kundenabrechnungen.