Automatisieren Sie die Kategorisierung und Priorisierung von Outlook-E-Mails mit KI
Das manuelle Sortieren und Priorisieren einer Flut von E-Mails ist zeitaufwendig und fehleranfällig, was zu verpassten Gelegenheiten oder verzögerten Antworten führt. Dieser Workflow nutzt KI, um Ihre Microsoft Outlook-E-Mails automatisch zu kategorisieren und zu priorisieren, sodass wichtige Kommunikation immer hervorgehoben und umgehend bearbeitet wird.
Documentation
Microsoft Outlook KI E-Mail-Assistent
Dieser Workflow verwandelt Ihren Microsoft Outlook Posteingang in ein hochorganisiertes, priorisiertes Kommunikationszentrum. Durch die Nutzung der Kraft von KI und benutzerdefinierten Regeln automatisiert er die mühsame Aufgabe der E-Mail-Verwaltung, stellt sicher, dass jede Nachricht korrekt kategorisiert wird und kritische Elemente sofort Ihre Aufmerksamkeit erhalten.
Hauptmerkmale
- Automatisierte E-Mail-Kategorisierung mit benutzerdefinierten Airtable-Regeln und leistungsstarker KI.
- Intelligente Priorisierung: E-Mails, die als 'Action' markiert sind, werden automatisch auf 'Hoch' Wichtigkeit gesetzt.
- Dynamische Kontaktsynchronisierung aus Ihrem CRM (z.B. Monday.com), um den KI-Kontext zu verbessern.
- Bereinigung des E-Mail-Inhalts durch Entfernen von HTML und Störgeräuschen für eine genaue KI-Analyse.
- Konfigurierbare geplante Prüfungen für eine kontinuierliche, freihändige Posteingangsverwaltung.
Funktionsweise
1. E-Mail-Erfassung & Filterung: Der Workflow überprüft regelmäßig automatisch Ihren festgelegten Microsoft Outlook-Ordner. Er filtert intelligent nach neuen E-Mails, die weder markiert noch bereits kategorisiert sind, und stellt sicher, dass nur relevante Nachrichten weiterverarbeitet werden.
2. Kontextuelle Datenanreicherung: Vor der KI-Analyse ruft der Workflow umfassenden Kontext ab. Dazu gehören Ihre benutzerdefinierten Kategorisierungsregeln, Löschrichtlinien sowie eine dynamisch aktualisierte Kontaktliste (von Monday.com über Airtable). Es wird außerdem geprüft, ob der E-Mail-Absender einem vorhandenen Kontakt entspricht, um personalisierten Kontext zu bieten.
3. Inhaltsvorbereitung für KI: Der Textkörper jeder E-Mail wird bereinigt, indem er in Markdown konvertiert und überschüssiges HTML, Links und übermäßiger Leerraum entfernt werden. Dies stellt sicher, dass der KI-Agent eine saubere, fokussierte Eingabe für eine genaue Analyse erhält.
4. KI-gestützte Kategorisierung & Priorisierung: Ein fortschrittlicher KI-Agent (unter Verwendung von OpenAI und LangChain) verarbeitet die bereinigte E-Mail unter Berücksichtigung aller abgerufenen Kontextdaten. Er weist dann eine Hauptkategorie (z.B. 'Kunde', 'Rechnung', 'Intern') und eine optionale Unterkategorie 'Action' basierend auf Inhalt und Regeln zu.
5. Outlook-Aktion & Aktualisierung: Abschließend aktualisiert der Workflow die ursprüngliche E-Mail in Microsoft Outlook. Die von der KI bestimmte Kategorie wird angewendet, und falls die E-Mail eine 'Action' erfordert, wird die Wichtigkeit automatisch auf 'Hoch' gesetzt, damit Ihnen keine kritische Aufgabe entgeht.