Automatisieren Sie Rechnungsbenachrichtigungen & Warnungen bei hohen Beträgen
Manuelle Rechnungserfassung führt zu verpassten Zahlungen und ineffizienten Finanzprozessen. Dieser Arbeitsablauf automatisiert die Erkennung neuer Rechnungen in E-Mails, extrahiert wichtige Details und sendet Echtzeit-Benachrichtigungen über Slack, während Finanzleiter bei hochpreisigen Rechnungen alarmiert werden.
Documentation
Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen für Rechnungen
Dieser n8n-Workflow revolutioniert, wie Ihr Finanzteam mit eingehenden Rechnungen umgeht. Durch die automatische Überwachung eines festgelegten E-Mail-Postfachs identifiziert er neue Rechnungen, extrahiert mithilfe von KI intelligent wichtige Finanzdaten und leitet umsetzbare Benachrichtigungen an die richtigen Teammitglieder weiter. So wird sichergestellt, dass keine Rechnung übersehen wird und wichtige Freigaben umgehend eingeholt werden.
Hauptfunktionen
- Automatisierte E-Mail-Überwachung: Überwacht kontinuierlich ein bestimmtes Postfach nach neuen E-Mails mit Rechnungsdokumenten.
- Intelligente Datenauswertung: Nutzt KI, um den Gesamtbetrag aus Rechnungsanhängen präzise zu extrahieren.
- Sofortige Team-Benachrichtigungen: Sendet Echtzeit-Benachrichtigungen an einen festgelegten Slack-Kanal für jede erkannte neue Rechnung.
- Eskalierung bei hochpreisigen Rechnungen: Sendet automatisch eine E-Mail mit dem Rechnungsanhang an Ihren Finanzleiter für jede Rechnung, die einen vorgegebenen Schwellenwert übersteigt.
Funktionsweise
Der Workflow beginnt damit, ein definiertes E-Mail-Postfach kontinuierlich auf neue Nachrichten zu prüfen. Wird eine E-Mail entdeckt, deren Inhalt Schlüsselwörter wie "Rechnung" enthält, wird mithilfe eines KI-gestützten OCR-Dienstes der Gesamtbetrag aus einem angehängten Rechnungsdokument extrahiert. Dieser Betrag wird dann gegen eine vorgegebene Schwelle geprüft. Übersteigt der Rechnungsbetrag diese Schwelle, wird automatisch eine E-Mail mit dem Rechnungsanhang an Ihren Finanzleiter zur dringenden Prüfung gesendet. Gleichzeitig wird für jede erkannte Rechnung (unabhängig vom Betrag) eine detaillierte Benachrichtigung in einen dedizierten Slack-Kanal gepostet, damit Ihr Buchhaltungsteam sofort über eingehende finanzielle Verpflichtungen informiert ist, einschließlich Rechnungsbetrag, Absender, Betreff und Datum.