Automatisieren Sie die EDI-Bestellverarbeitung: E-Mail-zu-Google-Sheets-Dateneingabe

Automatisierte EDI-Bestellverarbeitung

Dieser leistungsstarke n8n-Workflow revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen elektronische Datenaustausch- (EDI) Bestellnachrichten verarbeiten. Durch die Automatisierung des gesamten Prozesses von der E-Mail-Empfang bis zur Datenprotokollierung wird sichergestellt, dass wichtige Bestellinformationen schnell und genau erfasst werden, wodurch manueller Aufwand und mögliche Fehler reduziert werden. Ideal zur Optimierung von Lieferkettenprozessen, Auftragserfüllung und Bestandsverwaltung.

Hauptvorteile

• Automatisierte Überwachung von Gmail auf eingehende EDI-Bestellnachrichten.
• Intelligentes Parsen komplexer EDI-Dokumente zur Extraktion aller relevanten Bestelldetails (Kopfzeilen, Daten, Parteien, Positionen).
• Dynamische Klassifizierung von Bestellungen (z. B. Retouren, ausgehende Bestellungen).
• Nahtlose Integration mit Google Sheets für strukturierte Datenprotokollierung.
• Eliminiert manuelle Dateneingabe, spart Zeit und verbessert die Datenqualität.

Funktionsweise

Dieser Workflow ist darauf ausgelegt, automatisch EDI-Bestellnachrichten zu erfassen, zu interpretieren und zu speichern, die per E-Mail empfangen werden. Hier eine Schritt-für-Schritt-Erklärung:

1. Ausgelöst durch neue EDI-E-Mails

Der Workflow beginnt mit einem Gmail Trigger-Knoten, der Ihren angegebenen Posteingang ständig auf neue E-Mails überwacht. Ein If-Knoten filtert diese E-Mails intelligent und verarbeitet nur solche, bei denen die Betreffzeile den Begriff "EDI" enthält, was sicherstellt, dass nur relevante Nachrichten bearbeitet werden.

2. EDI-Daten extrahieren und parsen

Nach der Erkennung einer EDI-E-Mail extrahiert der Get Email-Knoten den gesamten Nachrichtentext. Dieser rohe EDI-Text wird dann in einen Code-Knoten (Parse EDI Message) eingespeist, der als ausgeklügelter EDI-Parser fungiert. Er zerlegt die komplexe EDI-Struktur in einzelne Segmente und extrahiert wichtige Informationen wie Austauschheader (Absender, Empfänger, Datum/Uhrzeit), Nachrichtenheader, Bestelldetails (Dokumenttyp, Nummer, Funktion), mehrere Daten (Dokument, Lieferung, Versand), Parteieninformationen (Käufer, Lieferant, Lieferung) sowie alle detaillierten Positionen (Produkt-ID, Beschreibung, Menge, Preis).

3. Bestellinformationen strukturieren und aufbereiten

Nach dem Parsen extrahiert der Order Information (Set node) eine Zusammenfassung der Bestellung (Dokumenttyp, Nummer, Datum, Anzahl der Positionen, Gesamtmenge). Gleichzeitig wandelt der Flatten Data to Orderlines (Code node) die hierarchisch geparsten EDI-Daten in ein flaches, tabellarisches Format um. Dieser Prozess gewährleistet, dass jede Position ihren eigenen Datensatz erhält, komplett mit allen zugehörigen Kopf-, Daten- und Partei-Details, was es perfekt für die Speicherung in Tabellen macht. Die Knoten Split Out by Line und Merge kombinieren diese aufgegliederten Daten anschließend mit der Gesamtbestellübersicht und bereiten sie für die bedingte Speicherung vor.

4. Bestellungen zu Google Sheets leiten und protokollieren

Ein If node (Order Type) wertet den extrahierten 'documentType' aus der Bestellübersicht aus. Wenn es sich um eine "Retourenbestellung" handelt, werden die Daten an den Return Orders (Google Sheets node) weitergeleitet. Andernfalls gilt die Bestellung als "Ausgehende Bestellung" und wird an den Outbound Orders (Google Sheets node) gesendet. Beide Google Sheets-Knoten fügen die sorgfältig strukturierte Bestelldaten automatisch ihren jeweiligen Blättern innerhalb eines zentralen Google-Sheet-Dokuments hinzu. Dies stellt sicher, dass alle EDI-Transaktionen kategorisiert und genau ohne manuelle Eingriffe aufgezeichnet werden.